대행 권한만 있는 상태에서 회사 이름으로 계약서를 써 준 행위가 문제되는 지점

A. 쟁점은 도장의 종류가 아니라 권한의 범위와 문서의 외관입니다. 개인 도장이 찍혔다는 사정만으로 회사 명의 문서가 아니게 되는 것은 아니고, 반대로 회사 도장이 찍혔다고 권한이 있었던 것으로 정리되지도 않습니다. 정리해두면 좋은 축은 다음과 같습니다.

• 권한 범위: 위임받은 업무가 어디까지였는지
• 표시 방법: 자신을 위한 행위가 아님을 알 수 있는 표시가 있었는지
• 문서의 외관: 일반적인 사람이 보기에 회사 권한 안에서 만들어진 것으로 보이는지
• 회사의 인식: 본사가 그 처리를 알고 있었는지, 사후에 승인했는지
• 상대의 이해: 계약 상대가 누구와 계약한다고 보았는지
• 정산 흐름: 받은 돈이 어디로 옮겨졌는지

네 가지가 서로 다른 방향을 가리키는 경우가 많아, 한두 가지만 보고 결론을 내리면 설명이 어긋나기 쉽습니다. 항목별로 근거 자료를 하나씩 붙여 두면 설명의 앞뒤가 맞는지 스스로 점검할 수 있습니다. 근거가 없는 항목은 비워 두고 확인할 방법을 따로 적어 두세요.

대표자나 대리인의 자격으로 계약을 할 때 그 자격을 어떻게 적어야 하는지에 관해 정해진 서식은 없습니다. 자신을 위한 행위가 아니라 명의인을 위해 하는 일이라는 점을 알 수 있을 정도면 표시로서 충분하다고 보는 흐름이 자리 잡혀 있습니다.

• 회사 이름 뒤에 괄호로 개인 이름만 적힌 경우도 표시로 읽힐 수 있다
• 직함이 빠져 있어도 서식과 인쇄 형태로 회사 문서처럼 보일 수 있다
• 상대가 회사와 계약한다고 이해한 정황이 함께 고려된다
• 계약금 입금 계좌나 영수증 명의가 어디였는지도 함께 살핀다
• 같은 서식이 회사 다른 계약에도 쓰였는지 확인한다

그래서 자격을 적지 않았으니 개인 문서라는 설명은 통하지 않는 경우가 많습니다. 오히려 어떤 형식과 외관이었는지, 그리고 그 문서가 거래에서 어떤 역할을 했는지를 차분히 정리하는 편이 실익이 있습니다. 당시 현장의 처리 관행이 있었다면 그 관행을 보여 주는 자료도 함께 모아 두세요.

결론은 하나의 사정만으로 정해지지 않고 여러 요소를 종합해 판단됩니다. 아래 항목을 기준으로 당시 상황을 되짚어 보면 설명할 지점과 보완할 지점이 함께 드러납니다.

• 문서의 형식과 외관: 서식, 인쇄 상태, 로고나 상호 표기
• 작성 경위: 누가 요청했고 어떤 절차로 만들어졌는지
• 문서의 종류와 내용: 계약의 성격과 기재된 조건
• 거래에서 문서가 가지는 기능: 상대가 무엇을 믿고 돈을 냈는지
• 회사와의 관계: 보고 라인, 정산 방식, 사후 처리 내역
• 상대의 확인 절차: 계약 전에 회사에 문의한 기록이 있었는지

이 요소들은 서로 맞물려 있어서 하나를 바꾸면 다른 설명도 흔들립니다. 사실과 다르게 정리된 부분이 있다면 감정적으로 반박하기보다 어긋난 지점을 서면으로 특정해 두시는 편이 안전합니다. 서면에는 확인된 사실과 아직 확인하지 못한 부분을 나눠 적어 두시길 권합니다. 확인하지 못한 부분은 어떤 자료가 있으면 확인되는지까지 함께 적어 두면 좋습니다.

시간이 지날수록 회사 내부 자료는 접근이 어려워집니다. 아래 자료는 가능한 범위에서 먼저 확보해두시는 편이 좋고, 퇴사한 뒤라면 본인이 쓰던 계정에 남은 기록부터 확인해보시길 권합니다.

• 위임장, 업무협약서, 대행계약서 등 권한 범위가 적힌 서면
• 회사와 주고받은 이메일, 메신저, 업무 보고 기록
• 계약서 서식을 받은 경로를 보여 주는 파일 전달 내역
• 계약금이 입금된 계좌와 정산 내역
• 같은 방식으로 처리된 다른 계약 건의 사본
• 현장에서 사용하던 서식 파일과 그 배포 경로

자료를 정리한 뒤에는 대한법률구조공단 132 상담이나 관할 상담 창구에서 절차를 확인해볼 수 있습니다. 상담 전에 권한 범위와 작성 경위를 한 장으로 요약해 두면 짧은 시간에도 필요한 안내를 받기 수월합니다. 요약에는 시기와 권한 근거, 실제 처리 흐름을 세 줄로 나눠 적어 두시면 좋습니다. 자료가 많다면 목록을 먼저 만들고 사본을 순서대로 묶어 두세요.